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Die vier Bausteine von LSOM

Im Folgenden werden die vier Module Kalender, Aktivitäten, Projekte und Ablage- und Speicherorganisation sowie ihre jeweiligen Funktionen dargestellt.

Kalender

  • Termineintragungen mit zusätzlichen Möglichkeiten der Hinterlegung von Notizen, Ort und Teilnehmer des Termins.
  • Hintergrundfarbe des Termins optional veränderbar, z.B. zur Unterscheidung von Terminen zu selbst bestimmten Zeitblocks.
  • Bei Termineingabe sofortige Kennzeichnung einer Vorbereitungsaktivität zu einem individuell bestimmbaren Termin. Diese Vorbereitungsaktivität wird automatisch in die Wochenaktivitäten übertragen.
  • Berechtigung zur Ansicht des Kalenders von anderen, mit Option Berechtigung nur zur Ansicht oder auch zur Eintragung.
  • Möglichkeit Termine für andere lediglich als Terminblock „Privat“ zu kennzeichnen.
  • Verschiedene Terminansichten mit verschiedenen Zeiträumen.
  • Bemerkungen, Ort etc. im Termineintrag sind mit einer sog. Schleiffunktion auf der Bildschirmoberfläche sichtbar.
  • Optionsmöglichkeit von periodisch wiederkehrenden Terminen.
  • Druckoptionen: Terminkalender DIN A6 (Planbuchformat), DIN A5 oder DIN A 4. 

Aktivitäten

  • Eingabe der Aktivitäten mit Bezeichnung, Datum/Frist, Wochentermin, Priorität (I, II oder III Priorität) und Art der Tätigkeiten, Start einer Aktivität.
  • Im Feld „Info“ umfangreiche Eingabe von Notizen und Bemerkungen, z.B. zu besprechenden Punkten eines Telefongesprächs.
  • Aktivitätenübersicht pro Kalenderwoche im Design „Aktivitätenblatt Planbuch“ mit  Bezeichnung und  Art der Tätigkeit, Priorität (I, II, III) und Status.
  • Bei Art der Tätigkeit „Delegationsüberwachung“ wird automatisch ein gesondertes Zeichen zur Unterscheidung von eigenen Aktivitäten und Delegationen gesetzt.
  • Bei Kennzeichnung Status „erledigt“ erfolgt vor der Bezeichnung der Aktivität zu Beginn der Zeile ein „x“.
  • Optionsmöglichkeit von periodisch wiederkehrenden Aktivitäten (Serie).
  • Druckoptionen: Aktivitätenblatt DIN A6 (Planbuchformat), DIN A5 oder DIN A4. 

Projekte

Zwei Vorbemerkungen zur Methodik:

  1. Aktivitäten unterscheidet man prinzipiell in individuelle und periodisch wiederkehrende Aktivitäten (Eingabe unter Modul Aktivitäten) und Aktivitäten aus Projekten.
  2. Projekte werden über die eigentliche betriebswirtschaftliche Definition hinaus gesehen

Funktionen:

  • Projektanlage mit Bezeichnungen Nummer und/oder Name Projektleiter (PL), Projektmitarbeiter (PM), Start, Ende, Budget, Stundenvorgabe  und Projektinformationen.
  • Eingabemöglichkeiten der einzelnen Aktivitätenschritte wie Modul Aktivitäten, ergänzt durch verschiedene Funktionen.
  • Neben der Möglichkeit, Budget- und Stundenvorgaben bei der Projektanlage vorzugeben, ist bei den einzelnen Aktivitäten die Eingabe der verbrauchten Zeiten möglich. Hierdurch besteht die Möglichkeit, Daten fortlaufend für eine Nachkalkulation oder den Nachweis des Zeitverbrauchs zu gewinnen.
  • Pro Projekt gibt es eine Übersicht über alle einzelnen Aktivitäten mit Status und Zeitaufwand.
  • Druckoptionen der einzelnen Übersichten als DIN A4 Liste.
  • Innerhalb eines Projektes erfasste Aktivitäten, werden automatisch in das Modul Aktivitäten des Verantwortlichen synchronisiert.

Dies bedeutet: eine Aktivität ist nur einmal zu erfassen! Die Aktivität erscheint mit ihren sämtlichen Daten sowohl in der Projektliste wie auch in der persönlichen Aktivitätenübersicht der Woche.

Ablage- und Speicherorganisation nach der sog. Löhn Großablage

Vorbemerkung:

Dieses Programmmodul bietet die Organisationsgrundlage zur Ablage- und Speicherung von Schriftstücken, Dokumentationen etc. Hierbei hat sich die Ablage- und Speicherung nach Nummern und Projektnamen bewährt.  

Funktionen:

  • Bestimmung einer Nummer (= Projektnummer) entweder chronologisch nach Anfall des Projektes oder numerisch.
  • Pro Nummer Vergabe von bis zu 3 Projektnamen, wobei der 1. Projektname ein Oberbegriff ist. Oberbegriffe sind hinterlegt und können nur von berechtigten Personen ergänzt werden. Die Bestimmung des Namens 2 und 3 sind individuell möglich.
  • Weitere Erfassungen von Daten sind in Form von Projektleiter, Mitarbeiter, Termin und allgemeinen Bemerkungen möglich.
  • Ein wichtiger Bestandteil ist die mögliche Erfassung des Ortes, wo sich das Ablagegut (Ordner, Mappe etc.) befindet. Z. B. OG – 01 (= Obergeschoss Büro 1) oder A für Archiv.
  • Suchfunktion nach allen Kriterien der Eingabe, wie Nummer, Oberbegriff, Name, Projektleiter oder Termin möglich.
  • Druckoption DIN A4 der gesamten oder von Teilen der Projektliste.